Trợ lý cuộc họp — Tự động hóa ghi âm, transcript và báo cáo sau họp
Tự động hóa toàn bộ quy trình xử lý nội dung cuộc họp: từ ghi âm, chuyển giọng nói thành văn bản, nhận diện người phát biểu, phân tích nội dung bằng AI, trích xuất kết luận, bóc tách nhiệm vụ đến tạo báo cáo theo mẫu — trong một quy trình thống nhất.
- Ghi âm trực tiếp hoặc tải lên MP3, WAV, M4A
- Transcript theo thời gian và người phát biểu
- Hiệu chỉnh transcript, tách đoạn, gán người nói
- AI tóm tắt, trích xuất kết luận và nhiệm vụ
- Tự động tạo biên bản, kết luận, báo cáo theo mẫu
- Xuất Word/PDF, lưu trữ hồ sơ cuộc họp tập trung
Biến nội dung cuộc họp thành dữ liệu có cấu trúc
Mọi dữ liệu từ bản ghi âm, người nói, nội dung trao đổi, kết luận đến nhiệm vụ đều được tổ chức trong một quy trình thống nhất — sẵn sàng để tra cứu, tổng hợp và báo cáo.
| Nhiệm vụ | Đơn vị | Thời hạn | Trạng thái | Nguồn |
|---|---|---|---|---|
| Rà soát số liệu báo cáo Quý II | Phòng Tổng hợp | 20/06/2026 | Mới tạo | 00:18:22 |
| Hoàn thiện dự thảo kế hoạch triển khai | Phòng Chuyên môn | 25/06/2026 | Đang thực hiện | 00:27:10 |
| Gửi thông báo kết luận đến các đơn vị | Văn phòng Sở | 15/06/2026 | Hoàn thành | 00:32:48 |
Các nhóm chức năng chính của Trợ lý cuộc họp
Một quy trình thống nhất từ ghi âm đến báo cáo, đáp ứng đặc thù công tác hành chính tại cơ quan, đơn vị nhà nước.
Ghi âm và tiếp nhận âm thanh
Ghi âm trực tiếp trên máy tính với trạng thái, thời lượng, tạm dừng/tiếp tục, đánh dấu nội dung quan trọng và ghi chú nhanh tại từng mốc thời gian. Hỗ trợ tải lên MP3, WAV, M4A, lưu bản ghi âm gốc gắn với hồ sơ cuộc họp.
Chuyển giọng nói thành văn bản
Tự động xử lý file âm thanh, tạo transcript theo thời gian, phân tách theo từng lượt phát biểu. Hiển thị trạng thái xử lý, tìm kiếm trong transcript, click vào đoạn để phát lại đúng vị trí.
Hiệu chỉnh transcript
Chỉnh sửa trực tiếp, sửa lỗi chính tả, tách hoặc gộp đoạn phát biểu, gán lại người nói, thêm ghi chú, đánh dấu đoạn quan trọng và lọc theo nội dung đã đánh dấu.
Nhận diện và quản lý người phát biểu
Tự động phân tách người nói, gán nhãn ban đầu, đổi tên, áp dụng cho toàn bộ đoạn cùng người nói, quản lý hồ sơ giọng nói để cải thiện nhận diện ở các cuộc họp tiếp theo.
AI phân tích nội dung cuộc họp
Tóm tắt tổng thể, xác định chủ đề, dòng thời gian thảo luận, trích xuất ý kiến chỉ đạo, kết luận, quyết định và nội dung cần theo dõi sau họp. Hỗ trợ đặt câu hỏi trực tiếp trên transcript.
Tạo dự thảo kết luận, biên bản, báo cáo
Sinh dự thảo kết luận, biên bản, báo cáo tổng hợp, thông báo kết luận theo mẫu chuẩn. AI viết lại theo văn phong hành chính, cho phép chỉnh sửa, lưu nhiều phiên bản và xuất file.
Quản lý nhiệm vụ sau họp
Tự động bóc tách nhiệm vụ, đơn vị/cá nhân thực hiện, đơn vị phối hợp, thời hạn, mức ưu tiên. Trạng thái nhiệm vụ rõ ràng: Mới tạo, Đang thực hiện, Hoàn thành, Quá hạn, Tạm dừng.
Hỏi đáp trên dữ liệu cuộc họp
Đặt câu hỏi bằng ngôn ngữ tự nhiên trên một hoặc nhiều cuộc họp: tìm kết luận, ý kiến của chủ trì, nhiệm vụ theo đơn vị, tổng hợp họp trong tuần/tháng — kèm liên kết đến transcript nguồn.
Quản lý hồ sơ cuộc họp
Mỗi cuộc họp là một hồ sơ dữ liệu hoàn chỉnh: thông tin, file ghi âm, transcript, báo cáo, nhiệm vụ, người tham dự, ghi chú và nhật ký xử lý — tìm kiếm và lọc theo nhiều tiêu chí.
Phân quyền và nhật ký thao tác
Phân quyền truy cập, xem, sửa, tải xuống và xóa dữ liệu. Ghi nhận đầy đủ nhật ký thao tác — phù hợp với môi trường cơ quan, đơn vị nhà nước.
Xuất Word/PDF và lưu trữ
Xuất transcript, biên bản, kết luận, báo cáo và danh sách nhiệm vụ ra Word/PDF để lưu trữ, trình ký hoặc gửi các đơn vị. Cho phép lưu nhiều phiên bản và tạo lại khi transcript được cập nhật.
Mẫu báo cáo hành chính chuẩn
Kho mẫu kết luận, biên bản và báo cáo tổng hợp được chuẩn hóa, có sẵn các trường thông tin: tên cơ quan, số hiệu, chủ trì, thư ký, thành phần tham dự, thời gian, địa điểm, căn cứ liên quan.
06 bước xử lý cuộc họp từ đầu đến cuối
Một dòng chảy thống nhất từ lúc tạo cuộc họp đến khi hoàn thiện báo cáo — mỗi bước đều được Trợ lý AI hỗ trợ và liên kết liền mạch với bước tiếp theo.
Tạo cuộc họp
Khai báo nội dung họp, thời gian, chủ trì, thư ký và thành phần tham dự. Hồ sơ cuộc họp được khởi tạo ngay lập tức để các bước sau cùng làm việc trên một dữ liệu thống nhất.
- Tên & nội dung họp
- Chủ trì / thư ký
- Thành phần tham dự
Ghi âm hoặc tải file
Ghi âm trực tiếp trên máy tính với trạng thái thời lượng, tạm dừng/tiếp tục, hoặc tải lên file MP3, WAV, M4A đã có sẵn từ thiết bị ghi âm chuyên dụng.
- Ghi âm trực tiếp
- Tải MP3 / WAV / M4A
- Đánh dấu mốc quan trọng
Tự động tạo transcript
Hệ thống chuyển giọng nói thành văn bản theo thời gian thực, phân tách theo từng lượt phát biểu và nhận diện người nói tự động.
- Transcript theo thời gian
- Phân tách lượt nói
- Tìm kiếm trong transcript
Rà soát và hiệu chỉnh
Chỉnh sửa transcript, sửa lỗi chính tả, tách/gộp đoạn, gán lại người nói, thêm ghi chú và đánh dấu nội dung quan trọng để phục vụ phân tích.
- Sửa lỗi chính tả
- Gán lại người nói
- Đánh dấu nội dung
AI phân tích nội dung
Tóm tắt tổng thể, xác định chủ đề, dòng thời gian thảo luận, trích xuất ý kiến chỉ đạo, kết luận, quyết định và nhiệm vụ phát sinh sau họp.
- Tóm tắt nội dung
- Trích xuất kết luận
- Bóc tách nhiệm vụ
Tạo báo cáo và lưu trữ
Sinh biên bản, kết luận, thông báo và báo cáo tổng hợp theo mẫu hành chính. Xuất Word/PDF, lưu nhiều phiên bản và đóng gói hồ sơ cuộc họp đầy đủ.
- Biên bản & kết luận
- Xuất Word / PDF
- Lưu hồ sơ cuộc họp
Khai thác dữ liệu cuộc họp bằng ngôn ngữ tự nhiên
Đặt câu hỏi trực tiếp trên transcript, kết luận, nhiệm vụ và báo cáo — câu trả lời luôn kèm liên kết về đoạn transcript nguồn.
Lợi ích khi sử dụng module Trợ lý cuộc họp
Giảm thời gian ghi chép
Không cần ghi chép thủ công toàn bộ nội dung cuộc họp, hệ thống tự động tạo transcript để rà soát và khai thác.
Hạn chế bỏ sót ý kiến chỉ đạo
Các kết luận, quyết định và nhiệm vụ được AI trích xuất từ transcript, giúp người dùng kiểm tra lại theo nguồn.
Chuẩn hóa báo cáo sau họp
Tạo dự thảo biên bản, kết luận và báo cáo theo mẫu, có thể chỉnh sửa trước khi xuất file.
Theo dõi nhiệm vụ rõ ràng
Nhiệm vụ được bóc tách theo nội dung công việc, đơn vị/cá nhân thực hiện và thời hạn hoàn thành.
Lưu trữ dữ liệu họp tập trung
Bản ghi âm, transcript, báo cáo, nhiệm vụ và nhật ký xử lý được quản lý trong một hồ sơ cuộc họp.
Hỗ trợ quản trị và kiểm tra
Có phân quyền, nhật ký thao tác và khả năng tra cứu lại nội dung phục vụ kiểm tra, tổng hợp.